Najważniejszym dokumentem w Studium Języków Obcych jest karta zaliczeń studenta. To na niej znajduje się pisemne potwierdzenie zrealizowanych przez studenta zajęć z informacją o ocenie, dacie uzyskania zaliczenia, osobie prowadzącej lektorat.
Wszelkie podania kierowane do SJO PW należy zaadresować do dyrektora Studium Języków Obcych. Rozróżniamy 2 główne typy podań: w sprawie egzaminu komisyjnego B2 oraz podania w innych sprawach.